Do orçamento à ordem de serviço em um clique: o que muda quando a cliente aprova

A cliente experimenta o vestido, olha no espelho, aponta a cintura e diz: “pode fazer”. É a frase que todo ateliê espera ouvir, e é também o ponto em que mais coisa se perde. Até ali, o serviço era uma conversa. Dali em diante, ele precisa virar trabalho na bancada, com prazo, preço e medida que não podem mudar no caminho.

O problema raramente é a costura. É a passagem. A costureira que atendeu sabe que a cintura aperta um pouco e que a barra fica no tornozelo, mas quem vai costurar talvez seja outra pessoa, ou a mesma pessoa dias depois, com outras peças na cabeça. Se o que foi combinado só existe na memória, ou num papel com o preço rabiscado, a peça volta. E peça que volta é trabalho que ninguém paga.

O texto sobre o fluxo de pedidos no ateliê de costura mostra o caminho inteiro, do primeiro contato à entrega. Aqui o foco é um momento só, o da aprovação: o que precisa estar escrito antes do sim e o que muda depois dele.

O que colocar no orçamento de costura antes do sim

Muita divergência entre o combinado e o feito nasce de um orçamento que traz o preço e mais nada. Quando a peça fica pronta, a cliente lembra de um detalhe, a costureira de outro, e não há papel para tirar a dúvida.

Um orçamento que protege as duas partes responde a quatro perguntas. O que vai ser feito, serviço por serviço. Quanto custa cada um. Até quando aquele preço vale. E em que condições: o que acontece se a cliente pedir mais um ajuste depois da prova, o que tem garantia e o que não tem.

No Liahub, o orçamento é um pedido como outro qualquer, aberto com o tipo “Orçamento”. Cada serviço entra como um item do catálogo, com o preço que você cadastrou. O detalhe da peça vai no campo de observação do pedido, com a opção de imprimi-la marcada: “subir a barra até o tornozelo, manter a bainha original”, “tirar um pouco de cada lado na cintura, a cliente vai usar com salto”. O documento impresso traz os itens com quantidade, valor unitário e total, a observação, a data até quando o orçamento vale, as condições e a garantia que você escreveu.

O preço vir do catálogo não é detalhe. Se a barra de calça está cadastrada com o valor que saiu da sua conta, o orçamento de segunda e o de sábado saem iguais, seja quem for que atenda. Se você ainda não fez essa conta, o post sobre quanto cobrar por ajuste de roupa e a calculadora de preço de costura mostram como chegar no valor de cada serviço pelo tempo que ele leva.

Do orçamento à ordem de serviço: o mesmo pedido, sem redigitar

Quando a cliente aprova, o caminho comum é abrir um papel novo para a produção. Copia-se o nome, copia-se o serviço, copia-se a medida. É nessa cópia que uma medida troca de número, que a observação sobre o tecido delicado fica para trás e que o prazo combinado de boca não chega à bancada.

No Liahub não existe essa cópia. No alto da tela do pedido ficam os tipos que o ateliê usa, lado a lado, e a aprovação é um clique: o pedido que era “Orçamento” passa a ser “Ordem de serviço”. Continua sendo o mesmo registro, com a mesma cliente, os mesmos itens, a mesma observação e o mesmo número. O que muda é o documento que ele imprime.

O orçamento é o documento da cliente: tem preço, total, validade, condições. A ordem de serviço é o documento da bancada: tem os itens, a quantidade, a observação do pedido e a anotação da programação. E não tem preço. Quem costura precisa saber o que fazer, não quanto a cliente vai pagar.

Como os dois saem do mesmo registro, eles não têm como divergir. Se a medida está errada na ordem de serviço, estava errada no orçamento que a cliente aprovou, e o erro aparece antes do corte, não depois.

A situação do pedido diz em que pé está o serviço

O tipo diz que documento o pedido é; a situação diz em que pé ele está. O pedido nasce aberto. Quando a cliente aprova, ele passa para aprovado. Depois vem em preparo, quando a peça entra na bancada, e pronto para retirar, quando o serviço acabou. Ao entregar, o pedido é finalizado. Pela lista de pedidos dá para saber, sem perguntar a ninguém, quais orçamentos ainda esperam resposta, quais foram aprovados e ainda não começaram e quais estão parados na bancada há mais tempo do que deviam.

Orçamento em caderno não tem situação: ou alguém lembra de ligar para a cliente, ou ele some. Orçamento como pedido aberto fica na lista até alguém decidir o que fazer com ele.

Cada mudança de situação também pode mandar uma mensagem no WhatsApp da cliente, com o texto que o ateliê escreve. Na aprovação, por exemplo, uma confirmação curta de que o serviço entrou na fila e de quando fica pronto. O WhatsApp é contratado à parte, dentro do sistema, e funciona em qualquer plano.

Mandar o orçamento sem imprimir

Nem toda cliente aprova no balcão: muitas pedem para pensar, ou para mostrar a alguém em casa. Para esses casos, o pedido tem, no Compartilhar, a opção de enviar o orçamento pelo WhatsApp em PDF. O sistema gera o mesmo documento da impressão, abre a conversa da cliente com o arquivo anexado e uma mensagem pronta, e quem aperta enviar é você. No celular, abre o compartilhar do aparelho com o PDF.

Assim a cliente guarda no celular o mesmo orçamento que vai virar ordem de serviço. Se ela voltar dizendo “mas eu tinha pedido a manga também”, a conversa é com o documento na mão.

Como evitar retrabalho no momento da aprovação

O sistema garante que o combinado chegue inteiro à bancada, mas não escreve o combinado por você. Alguns hábitos fecham essa parte.

Descreva o serviço, não só o nome dele. “Ajuste de cintura” é o item do catálogo. A medida marcada no alfinete e o jeito como a cliente vai usar a peça são o que a costureira precisa ler. A observação impressa vai para a ordem de serviço, então é ali que esse detalhe deve morar.

Confirme a medida na frente da cliente. Leia em voz alta o que está escrito antes de mudar o tipo do pedido. É o último momento barato para corrigir um número.

Deixe a validade e as condições escritas. Um orçamento com data de validade evita a cliente que aparece meses depois esperando o mesmo valor. E uma linha de condições sobre ajuste extra depois da prova evita a discussão mais comum do balcão.

Mude a situação quando a peça mudar de lugar. Se a peça foi para a bancada e o pedido continua como aprovado, a lista mente. O valor da situação é ela estar certa.

Um sábado de ateliê, como exemplo

Uma cliente chega com um vestido de festa e uma calça social. A costureira veste a cliente, marca os alfinetes e abre o pedido como orçamento: barra da calça, ajuste de cintura no vestido e troca do zíper, cada um com o preço do catálogo, e as medidas na observação. Imprime o orçamento, a cliente lê, pergunta da garantia do zíper, a resposta está no papel.

A cliente diz “pode fazer”. A costureira confere as medidas com ela, troca o tipo para ordem de serviço, muda a situação para aprovado e imprime a via da bancada, sem preço, com as medidas e a anotação do prazo. A peça entra na fila. Na segunda-feira, quem pega o vestido não precisa perguntar nada a ninguém.

O combinado e o feito no mesmo papel

A aprovação é o momento em que o serviço deixa de ser conversa e passa a ser compromisso. Quando orçamento e ordem de serviço são o mesmo pedido, esse compromisso viaja inteiro até a bancada, e o que a cliente aprovou é exatamente o que vai ser costurado.

Veja como o sistema para ateliê de costura com orçamento e ordem de serviço junta os dois e a situação do pedido num lugar só, e teste por 15 dias antes de deixar a cópia de papel para trás.